Organiza la documentación de forma profesional

Toda la documentación de la Consultoría de Protección de Datos bajo control con nuestro Software LOPD

El Software LOPD y RGPD incorpora un potente motor de generación de documentación con función de autocompletado y archivado, pudiendo utilizar tanto plantillas del sistema como las que haya subido el cliente a la plataforma.

¿ Cómo funciona el Sistema de Documentación ?

En euroLOPD® sabemos que una de las tareas más importantes para un consultor profesional de protección de datos es mantener la documentación de cada cliente ordenada, actualizada y fácilmente localizable. Por eso, nuestra plataforma organiza automáticamente la documentación RGPD, LOPDGDD y LSSI en una estructura clara de carpetas, pensada para facilitar el trabajo diario de consultores, despachos profesionales y departamentos de compliance.

Cada cliente dispone de su propio Repositorio documental, dividido por áreas de cumplimiento: registro de actividades, cláusulas informativas, consentimientos, contratos con encargados de tratamiento, análisis de riesgos, brechas de seguridad, derechos de los interesados, videovigilancia, sede web legal, Delegado de Protección de Datos y demás documentación necesaria. De esta forma, la consultoría puede saber en todo momento qué documentos existen, cuáles están pendientes, qué evidencias se han generado y qué información debe revisarse.

La plataforma permite centralizar la gestión documental, conservar la documentación, mantener versiones actualizadas y disponer de una trazabilidad completa del cumplimiento. Esto ayuda a trabajar de forma más eficiente, reducir errores, homogeneizar criterios entre clientes y demostrar, cuando sea necesario, que la entidad cuenta con la documentación exigible y con medidas adecuadas de responsabilidad proactiva.

Con euroLOPD^®, la documentación deja de estar dispersa en correos, carpetas locales o archivos duplicados, y pasa a estar organizada en un entorno diseñado específicamente para consultorías de protección de datos. Una herramienta práctica para gestionar expedientes, preparar auditorías, revisar obligaciones y ofrecer a cada cliente un servicio más ordenado, profesional y seguro.

Base Datos Legal LOPD (España)

12 CATEGORIAS DE DOCUMENTOS

ESTRUCTURA DE CARPETAS DEL REPOSITORIO DE DOCUMENTOS

01. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO

En esta carpeta se recoge el inventario principal de los tratamientos de datos personales realizados por la entidad. Es uno de los documentos clave para acreditar el cumplimiento del RGPD, ya que permite identificar qué datos se tratan, con qué finalidad, sobre qué base jurídica, durante cuánto tiempo se conservan y a quién pueden comunicarse.

Habitualmente se incluyen las fichas del Registro de Actividades de Tratamiento, tanto del responsable como, en su caso, del encargado del tratamiento. También pueden incorporarse versiones históricas, revisiones periódicas, tratamientos por áreas —clientes, proveedores, personal, videovigilancia, web, comunicaciones comerciales— y cualquier actualización derivada de cambios en la actividad de la empresa.

Esta carpeta contiene los textos mediante los cuales se informa a las personas interesadas sobre el tratamiento de sus datos personales. Incluye las cláusulas informativas utilizadas en formularios, contratos, presupuestos, correos electrónicos, procesos de selección, alta de clientes, newsletters, campañas comerciales o cualquier otro punto de recogida de datos.

También se archivan aquí los consentimientos obtenidos cuando sean necesarios, así como las evidencias de su prestación: formularios firmados, registros electrónicos, capturas de aceptación, doble opt-in, autorizaciones específicas o revocaciones. Su finalidad es demostrar que la entidad informa correctamente y que, cuando el consentimiento es la base jurídica, puede acreditarlo.

02. CLÁUSULAS INFORMATIVAS Y CONSENTIMIENTOS

03. PERSONAL

En esta carpeta se organiza toda la documentación de protección de datos relacionada con trabajadores, candidatos, colaboradores, becarios o personal externo que preste servicios para la entidad. Incluye las cláusulas informativas laborales, compromisos de confidencialidad, autorizaciones de uso de imagen, políticas internas y documentos vinculados al tratamiento de datos en el ámbito de recursos humanos.

También suele contener documentación sobre nóminas, prevención de riesgos, control horario, uso de dispositivos corporativos, correo electrónico, teletrabajo, desconexión digital, geolocalización o sistemas de control laboral, cuando proceda. Es una carpeta especialmente relevante porque el tratamiento de datos de empleados exige información clara, proporcionalidad y medidas internas bien documentadas.

Esta carpeta reúne la documentación relativa a proveedores o terceros que tratan datos personales por cuenta de la entidad. Por ejemplo: asesorías, gestorías, empresas informáticas, plataformas cloud, servicios de hosting, mantenimiento web, empresas de marketing, prevención de riesgos laborales o destrucción documental.

Lo habitual es incluir los contratos de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD, anexos de seguridad, instrucciones documentadas, autorizaciones de subencargados, acuerdos de confidencialidad, garantías sobre transferencias internacionales y evidencias de revisión o supervisión del proveedor. Esta carpeta permite demostrar que la entidad ha elegido y controlado adecuadamente a quienes acceden a datos en su nombre.

04. ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

05. DELEGADOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

En esta carpeta se conserva toda la documentación relativa a la designación, comunicación y seguimiento del Delegado de Protección de Datos —DPD— de la entidad. Su finalidad es acreditar que se ha analizado correctamente si la organización está obligada o no a nombrar un DPD y, en su caso, que dicho nombramiento se ha realizado de forma formal, documentada y comunicada a la autoridad de control competente.

Habitualmente se incluye el informe de necesidad del DPD, donde se justifica si la designación es obligatoria o voluntaria conforme al RGPD y a la LOPDGDD; el documento de nombramiento o contrato del DPD, con la identificación de la persona o entidad designada, sus funciones, medios, independencia, ausencia de conflicto de intereses y datos de contacto.

También se archivan en esta carpeta los justificantes y registros obtenidos en la sede electrónica de la AEPD, incluyendo la comunicación de alta del DPD, modificaciones posteriores, bajas, justificantes de presentación, acuses de recibo, documentos adjuntos aportados y cualquier evidencia relacionada con la inscripción o actualización del Delegado de Protección de Datos ante la Agencia Española de Protección de Datos..

En esta carpeta se conserva la documentación destinada a identificar, valorar y controlar los riesgos que los tratamientos de datos personales pueden suponer para los derechos y libertades de las personas. Su finalidad es acreditar que la entidad ha analizado sus tratamientos, ha evaluado las amenazas existentes y ha adoptado medidas técnicas y organizativas adecuadas al nivel de riesgo, conforme al principio de responsabilidad proactiva y al artículo 32 del RGPD.

Habitualmente se incluye el informe de análisis de riesgos, en el que se identifican los tratamientos afectados, los tipos de datos tratados, los sistemas utilizados, los usuarios con acceso, las posibles amenazas, la probabilidad de que se materialicen y el impacto que podrían tener sobre las personas afectadas. También se documentan el riesgo inicial, las medidas implantadas, el riesgo residual y, en su caso, el plan de acciones correctoras o mejoras pendientes.

En esta carpeta también se incorporan las políticas y procedimientos de seguridad aplicables a la organización, tales como la política de control de accesos, gestión de usuarios y permisos, uso de contraseñas seguras, doble factor de autenticación, copias de seguridad, cifrado de información, uso de dispositivos corporativos, teletrabajo, almacenamiento en la nube, correo electrónico, destrucción segura de documentación, conservación de datos, actualización de sistemas y protección frente a malware o accesos no autorizados.

06. ANÁLISIS DE RIEGOS

07. VIDEOVIGILANCIA

Esta carpeta agrupa toda la documentación relativa a sistemas de cámaras de seguridad o videovigilancia. Incluye la justificación del tratamiento, la información facilitada mediante carteles, cláusulas informativas ampliadas, ubicación de cámaras, zonas grabadas, personas con acceso a las imágenes y plazos de conservación.

También se suelen incorporar contratos con empresas de seguridad o mantenimiento, registros de acceso a grabaciones, protocolos de cesión a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, análisis de proporcionalidad y documentos de información al personal cuando las cámaras afecten al entorno laboral. Es importante que esta carpeta evidencie que las cámaras se utilizan con una finalidad legítima, de forma proporcional y respetando la normativa aplicable.

Esta carpeta recoge el procedimiento y las evidencias relacionadas con el ejercicio de derechos en materia de protección de datos. Incluye los modelos para atender solicitudes de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición a decisiones automatizadas, cuando proceda.

También se archivan las solicitudes recibidas, las respuestas enviadas, la verificación de identidad, los plazos de contestación, las comunicaciones internas necesarias para resolver la petición y las incidencias o reclamaciones asociadas. Su objetivo es demostrar que la entidad dispone de un sistema ordenado para atender los derechos de las personas dentro de los plazos legales.

08. DERECHOS DE LOS INTERESADOS

09. BRECHAS DE SEGURIDAD

En esta carpeta se almacena toda la documentación relativa a la gestión de incidentes y brechas de seguridad que puedan afectar a datos personales del Responsable o de sus Encargados de Tratamiento. Su finalidad es acreditar que la entidad dispone de un procedimiento interno para detectar, analizar, contener, documentar y, cuando sea necesario, notificar las brechas de seguridad conforme al RGPD.

Habitualmente se incluye el procedimiento de gestión de brechas de seguridad, donde se establecen los canales internos de comunicación, responsables de actuación, fases de análisis, criterios para valorar el riesgo, medidas de contención y plazos de respuesta. También se archivan los modelos de registro de incidentes, formularios de evaluación, comunicaciones internas, instrucciones al personal y protocolos de actuación ante accesos no autorizados, pérdida de información, envío erróneo de datos, robo de dispositivos, malware, ataques informáticos o destrucción accidental de documentación.

Esta carpeta contiene las Auditorias internas o externas realizadas para comprobar el grado de cumplimiento de la normativa de protección de datos. Las auditorías permiten detectar desviaciones, actualizar documentación, verificar medidas de seguridad y dejar constancia de las acciones correctoras adoptadas.

Habitualmente se incluyen informes de auditoría, listas de comprobación, planes de acción, evidencias revisadas, actas de reuniones, seguimiento de incidencias, responsables asignados y fechas de cierre de medidas correctoras. Aunque el RGPD no exige una auditoría formal periódica para todos los casos, mantener esta carpeta facilita demostrar responsabilidad proactiva y mejora continuao

10. AUDITORIAS

11. EVALUACIONES DE IMPACTO

Esta carpeta se reserva para los tratamientos que puedan implicar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. En estos casos, el RGPD exige realizar una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos antes de iniciar el tratamiento.

En ella se suelen incluir análisis de necesidad de la evaluación, descripción del tratamiento, valoración de necesidad y proporcionalidad, análisis de riesgos específicos, medidas previstas para mitigarlos, opinión del Delegado de Protección de Datos cuando exista, consultas realizadas y revisiones posteriores. También puede incorporarse la documentación de consulta previa a la autoridad de control si, tras la evaluación, persiste un alto riesgo no mitigado.

Esta carpeta contiene la documentación legal vinculada a la página web, tienda online, plataforma digital o aplicación de la entidad. Incluye los textos que deben estar disponibles para los usuarios y que regulan el uso del sitio y el tratamiento de datos realizado a través de medios digitales.

Normalmente se incorporan el aviso legal, política de privacidad, política de cookies, condiciones generales de contratación, textos legales de formularios, cláusulas para newsletter, información sobre comunicaciones comerciales, capturas del banner de cookies y evidencias de configuración del gestor de consentimiento. Esta carpeta es especialmente importante cuando la entidad capta datos a través de formularios, realiza campañas comerciales o presta servicios online.