Recogida de datos de menores de 14 años
En muchas entidades como colegios, guarderías, academias de extraescolares, asociaciones, agrupaciones, clubes deportivos, etc. recopilan datos personales de menores de edad como parte fundamental de su actividad legítima. Pero … ¿ cómo debe ser la recogida de datos de este tipo de datos personales ?.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) considera al amparo de la legislación vigente que los hijos mayores de catorce años, en principio, pueden otorgar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, para abrirse una cuenta de usuario en una página web, facilitar datos relativos a su salud en el colegio, inscribirse en un club de actividades deportivas, etc. Esta posibilidad legal tiene su amparo en el artículo 162 del Código Civil que establece que los padres que ostenten la patria potestad tienen la representación legal de sus hijos menores no emancipados, excepto para los actos relativos a derechos de la personalidad u otros que el hijo, de acuerdo con las Leyes y con sus condiciones de madurez, pueda realizar por sí mismo. Por otros preceptos del Código Civil (adquisición de nacionalidad, capacidad para testar, etc.), se considera que los hijos mayores de catorce años tienen esas condiciones de madurez para que puedan decidir por sí mismos diversos aspectos que afectan a su personalidad, entre los que se encuentra la prestación del consentimiento para el tratamiento de sus datos de carácter personal.
Hay que destacar que el tratamiento de datos de menores de edad requiere de una vigilancia especial, ya que por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) se exige un mayor rigor cuando el consentimiento se obtiene de un menor, puesto que se dirige a una persona todavía no formada.
¿Dónde está la frontera de edad respecto a quién puede otorgar tal consentimiento ?
Podrá procederse al tratamiento de los datos de los mayores de catorce años con su consentimiento, salvo en aquellos casos en los que la Ley exija para su prestación la asistencia de los titulares de la patria potestad o tutela. En el caso de los menores de catorce años se requerirá el consentimiento de los padres o tutores.”
Por consiguiente, el consentimiento para el tratamiento de los datos personales solamente puede ser otorgado por el interesado, salvo en el caso en que el afectado sea menor de 14 años o incapaz, en cuyo caso deberá ser otorgado por sus padres o tutores, sin perjuicio de que estos deban completar la capacidad del menor, aunque sea mayor de 14 años, en aquellos supuestos en que una Ley así lo establezca.
“Cuando el tratamiento se refiera a datos de menores de edad, la información dirigida a los mismos deberá expresarse en un lenguaje que sea fácilmente comprensible por aquéllos, con expresa indicación de lo dispuesto en este artículo.”
Con lo cual habrá que prestar atención a la redacción de las cláusulas informativas que se exigen en el artículo 5 de la LOPD. En cuanto a los datos que se pueden recabar, el artículo 13.2 del Reglamento indica:
“En ningún caso podrán recabarse del menor datos que permitan obtener información sobre los demás miembros del grupo familiar, o sobre las características del mismo, como los datos relativos a la actividad profesional de los progenitores, información económica, datos sociológicos o cualesquiera otros, sin el consentimiento de los titulares de tales datos.”
Esta prohibición tiene una única excepción, a fin de permitir que se complete la capacidad del menor para consentir, y señala así el último inciso del artículo 13.2 del Reglamento que “No obstante, podrán recabarse los datos de identidad y dirección del padre, madre o tutor con la única finalidad de recabar la autorización prevista en el apartado anterior.”
En cuanto a la prueba del consentimiento el artículo 12 del Reglamento señala que corresponderá al responsable del tratamiento la prueba de la existencia del consentimiento del afectado por cualquier medio de prueba admisible en derecho, y cuando se trata de menores de edad se establecen en el Reglamento mayores exigencias, así conforme al número 4 del artículo 13 corresponderá al responsable del fichero establecer los procedimientos que garanticen que se ha comprobado de modo efectivo la edad del menor y la autenticidad del consentimiento prestado en su caso, por los padres, tutores o representantes legales. El precepto no impone un procedimiento determinado, dejando libertad al responsable del fichero para establecer el que considere adecuado.
En el Informe 0046/2010 del Gabinete Jurídico de la AEPD se plantearon dos posibilidades referidas bien a que la solicitud sea realizada por los padres o representantes legales del menor o bien a que aquéllos autoricen la solicitud realizada por el menor. En ambos casos se indica que resulta aconsejable que al citado documento se acompañe fotocopia del DNI de los padres o tutores a fin de verificar que la firma coincide con la solicitud o cupón presentado.
Debe tenerse en cuenta, además que conforme al artículo 18 del Reglamento el responsable del fichero o tratamiento deberá conservar los documentos o cualquier otro soporte utilizado que acredite el cumplimiento del deber de información. Para el almacenamiento de los soportes, el responsable del fichero o tratamiento podrá utilizar medios informáticos o telemáticos. En particular podrá proceder al escaneado de la documentación en soporte papel, siempre y cuando se garantice que en dicha automatización no ha mediado alteración alguna de los soportes originales.